Zásady zpracování osobních údajů ve skupině PORTIN

Informace o zpracování osobních údajů ve skupině PORTIN

1. Skupina společností PORTIN klade při své činnosti velký důraz na ochranu zpracovávaných osobních údajů. Za tímto účelem plní v souladu se čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) vůči subjektům údajů informační povinnost o realizovaných zpracováních osobních údajů, informuje je o dodržovaných zásadách zpracování osobních údajů a o možnosti a způsobu uplatnění jejich práv vztahujících se k realizovaným zpracováním osobních údajů.

 

1. Tyto informace o zpracování osobních údajů včetně zásad zpracování osobních údajů a možnosti a způsobu uplatňování práv subjektů údajů se jednotně vztahují na následující společnosti spadající do skupiny PORTIN:
    
• OC Leopoldova, s.r.o., IČO: 04651405
• RP Doksy, s.r.o., IČO: 10995641
• RP Kunratice, s.r.o., IČO: 06681875
• RP Pražská, s.r.o., IČO: 06996728
• RP Třeboň, s.r.o., IČO: 09742492
• RP Hlinsko, s.r.o., IČO: 09742808
• RP Peroutkova, s.r.o., IČO: 06996043
• RP Jinočany, s.r.o., IČO: 07959940
• RP Tuchoměřice, s.r.o. IČO 10995633
• RP Hodějovice, s.r.o., IČO: 07962614
• RP Lamač SK, s.r.o. – IČO 09119825
• RP Jičín, s.r.o. – IČO 09490001
• RP Lišov, s.r.o. – IČO 09490019
• RP Lipence, s.r.o. – IČO 09490035
• RP Příbram, s.r.o. – IČO 09490027
• RP Dolní Břežany, s.r.o., IČO: 09510010
• RP Kozomín, s.r.o., IČO: 09743464
• RP Polička, s.r.o. – IČO: 10681744
• RP Třemošná, s.r.o. - IČO: 10995668
• RP Žatec, a.s. - IČO: 08625344
• RP Studentská, s.r.o. – IČO: 09119663
• RP Zálabí, s.r.o. – IČO: 10995650
• RP Pečky, s.r.o. – IČO: 14298414
• RP Vimperk, s.r.o. – IČO: 17270235
• RP Králův Dvůr, s.r.o. – IČO: 17238692
• RP Křemže, s.r.o. – IČO: 17238706
• RP Hradecká, s.r.o. – IČO: 17413974
• RP Neratovice, s.r.o. – IČO: 17389461
• RP Sebranice, s.r.o. – IČO: 19280327
• RP Bitozeves, s.r.o. – IČO: 19435347
• RP Roudné, s.r.o. – IČO: 19435355
• RP Podbořany, s.r.o. – IČO: 19435363
• RP Velvary, s.r.o. – IČO: 19435371
• RP Slučovice, s.r.o. – IČO: 19761007
• RP Miroslav, s.r.o. – IČO: 14298503
• EK construction Kozomín s.r.o. – IČO: 19280335
• PORTIN invest, s.r.o. – IČO: 11956054
• WELKIN white s.r.o. – IČO: 17288819
• WELKIN blue s.r.o. – IČO: 17288797
• WELKIN development s.r.o. – IČO: 19454422

 

1. Zpracování osobních údajů je v rámci skupiny PORTIN zásadně realizováno konkrétní společností, se kterou je subjekt údajů (např. klient nebo potenciální dodavatel) ve smluvním vztahu, a dále společností PORTIN one, s.r.o., která zajišťuje administrativní, personální, IT, marketingové a jiné obdobné služby pro celou skupinu PORTIN. Uvedené společnosti jsou v postavení společných správců osobních údajů ve smyslu čl. 26 GDPR.

 

1. V rámci skupiny PORTIN jsou zpracovávány osobní údaje následujících kategorií subjektů údajů za níže uvedenými účely:

• Zpracování osobních údajů kontaktních osob bank a dalších subjektů poskytujících financování staveb společnostem ze skupiny PORTIN nebo klientům za účelem zprostředkování a zajištění financování
• Kategorie osobních údajů: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, pracovní pozice;
• Právní titul pro zpracování: plnění smlouvy, oprávněné zájmy správce (smluvního partnera klienta);
• Kategorie příjemců: klienti – kupující projektových společností (pokud je předání nezbytné pro řešení určité zakázky nebo projektu), další společnosti ve skupině PORTIN (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů pro plnění smlouvy), spolupracující osoby se skupinou PORTIN na základě příkazních, mandátních smluv nebo smluv o dílo.
• Zpracování osobních údajů nájemců v pronajaté nemovitosti vlastněné společnostmi ze skupiny PORTIN, jejich statutárními orgány nebo prokuristy za účelem zajišťování správy těchto nemovitostí včetně komunikace s nájemci
• Kategorie osobních údajů: Nájemci – FO: jméno a příjmení, datum narození, trvalý pobyt, číslo OP, bankovní účet, výše nájmu, e-mailová adresa, telefonní číslo, pronajímaná nemovitost a čerpané služby;  Kontaktní osoby u nájemců – PO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice u nájemce;
• Právní titul pro zpracování: plnění smlouvy, oprávněné zájmy správce (pronajímatele);
• Zpracování osobních údajů dodavatelů (řemeslníci, technici, dodavatelé energií) a jejich kontaktních osob za účelem uzavření a plnění smluv v souvislosti se zajištěním správy majetku vlastněného společnostmi ze skupiny PORTIN nebo jejich statutárními orgány
• Kategorie osobních údajů: Dodavatelé – FO: jméno a příjmení (název), sídlo, korespondenční adresa, IČO, DIČ, bankovní účet, odměna, e-mailová adresa, telefonní číslo; Kontaktní osoby – PO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice u dodavatele;
• Právní titul pro zpracování: plnění smlouvy;
• Kategorie příjemců: klienti – kupující projektových společností (pokud je předání nezbytné pro řešení určité zakázky nebo projektu), další společnosti ve skupině PORTIN (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů), nájemci (pokud je to nezbytné k řešení zakázky v pronajímané nemovitosti).
• Zpracování osobních údajů stávajících klientů společnosti ze skupiny PORTIN za účelem plnění uzavřené smlouvy (budoucí, kupní, zprostředkovatelské apod.)
• Kategorie osobních údajů: Klienti - FO: jméno a příjmení, trvalý pobyt, korespondenční adresa, státní občanství, datum narození, rodné číslo (pokud je nezbytné), číslo dokladu totožnosti (pokud je nezbytné), bankovní účet, údaje z živnostenského, obchodního a insolvenčního rejstříku, zaměstnavatel, doklady o mzdě, telefonní číslo, e-mailová adresa; Kontaktní osoby – PO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice;
• Právní titul pro zpracování: plnění smlouvy;
• Kategorie příjemců: společnosti ve skupině PORTIN (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů), osoby spolupracující s PORTIN  na základě příkazních mandátních smluv, nebo smluv o dílo, další osoby v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy uzavřené s klientem (projektanti, advokáti, finanční poradci, řemeslníci, banky apod.).
• Zpracování osobních údajů bývalých nebo stávajících klientů společnosti ze skupiny PORTIN za účelem marketingových aktivit
• Kategorie osobních údajů: Klient – FO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, informace o předmětu dříve uzavřené smlouvy; Kontaktní osoby – PO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice;
• Právní titul pro zpracování: oprávněný zájem správce (pokud klient neoznámí, že nemá o zasílání obchodních sdělení zájem);
• Kategorie příjemců: společnosti ve skupině PORTIN (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů) - marketingové aktivity v rámci skupiny PORTIN zajišťuje společnost PORTIN one, s.r.o.
• Zpracování osobních údajů potenciálních klientů, kteří sami kontaktovali společnost ze skupiny PORTIN zájmem o koupi nemovitosti/projektové společnosti nebo poskytnutí služeb za účelem možnosti nabídky vhodných nemovitostí v poptávaném projektu nebo nabídky služeb
• Kategorie osobních údajů: Klient – FO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa; Kontaktní osoby – PO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice;
• Právní titul pro zpracování: oprávněný zájem správce;
• Kategorie příjemců: společnosti ve skupině PORTIN  (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů k řešení požadavků klienta).
• Zpracování osobních údajů potenciálních klientů kontaktovaných prvotně společností ze skupiny PORTIN za účelem realizace marketingových aktivit (nabídka nemovitostí nebo služeb)
• Kategorie osobních údajů: Klienti - FO: jméno a příjmení (název), sídlo, korespondenční adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo; Kontaktní osoby – PO: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, prac. pozice;
• Právní titul pro zpracování: souhlas potenciálního klienta;
• Kategorie příjemců: společnosti ve skupině PORTIN  (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů) – marketingové aktivity v rámci skupiny PORTIN zajišťuje společnost PORTIN one, s.r.o.
• Zpracování osobních údajů účastníků správních řízení vedených v souvislosti s realizací developerských projektů společnostmi ze skupiny PORTIN
• Kategorie osobních údajů: jméno a příjmení, datum narození, bydliště a další informace, které jsou součástí spisu;
• Právní titul pro zpracování: oprávněný zájem správce (společnost ze skupiny PORTIN);
• Kategorie příjemců: společnosti ve skupině PORTIN (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů).
• Zpracování osobních údajů poskytovatelů zajištění (ručitel, zástavce apod.) u úvěrových smluv za účelem možnosti jejich plnění
• Kategorie osobních údajů: jméno a příjmení, datum narození/rodné číslo, trvalý pobyt, korespondenční adresa, číslo dokladu totožnosti a další informace o druhu, výši a podmínkách poskytovaného zajištění;
• Právní titul pro zpracování: oprávněný zájem správce (společnost ze skupiny PORTIN);
• Kategorie příjemců: společnosti ve skupině PORTIN (v případě, kdy je to nezbytné z vnitřních administrativních důvodů).

1. Společnost nepředává zpracovávané osobní údaje do třetího státu, ani mezinárodní organizaci.

 

1. Použití Cookies

Cookies jsou textové soubory, které webové stránky společností ze skupiny PORTIN ukládají na váš počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto webové stránky začnete využívat. Webové stránky si tak na určitou dobu zapamatují úkony, které jste na nich provedli, včetně preferencí (např. přihlašovací údaje, jazyk, velikost písma a jiné zobrazovací preference), takže tyto údaje pak nemusíte zadávat znovu a přeskakovat z jedné webové stránky na druhou.

V případě, že máte v prohlížeči povoleny cookies (souhlasili jste s jejich užíváním potvrzením ikony „souhlasím“ na internetových stránkách společnosti), zpracovává skupina PORTIN záznamy o Vašem chování na těchto webových stránkách za účelem jejich vylepšení, a dále za účelem přímého marketingu. Ukládání cookies lze zakázat v nastavení webového prohlížeče. Zákazem cookies se mohou stát některé funkce webových stránek nedostupnými.

 

1. Webová analýza – použití Google Analytics

K analýze návštěv webových stránek společností ze skupiny PORTIN a jejich vylepšení používáme službu Google Analytics poskytovanou společností Google, Inc. Služba Google Analytics používá soubory „cookies“, které jsou textovými soubory ukládanými do počítače uživatelů (návštěvníků) webové stránky, umožňující analýzu způsobu užívání této stránky jejími uživateli (viz bod 6 výše). Jménem společnosti tak shromažďuje neosobní (anonymizované) údaje o uživatelích webových stránek. Informace vygenerované souborem cookie o užívání stránky jsou společností Google přeneseny a uloženy na serverech v USA. Google užívá tyto informace pro účely vyhodnocování užívání webových stránek a vytváření statistik. Společnost Google může také přenést tyto anonymizované informace třetím stranám, a to v případě, že je to vyžadováno právním řádem nebo když tyto třetí strany zpracovávají uvedené informace jménem společnosti Google. Google nespojuje IP adresu uživatelů webových stránek s jakýmikoli jinými daty a informacemi, která má k dispozici. Volbou v příslušném nastavení ve Vašem internetovém prohlížeči můžete odmítnout používání souborů cookies. Detailní informace o Google Analytics a ochraně osobních údajů při jejich používání naleznete na https://policies.google.com/privacy?hl=cs.

 

1. Zásady zpracování osobních údajů dodržované ve skupině PORTIN

Skupina PORTIN se řídí při zpracování osobních údajů následujícími zásadami odpovídajícími požadavkům čl. 5 GDPR:

• Osobní údaje jsou ve vztahu k subjektu údajů vždy zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem (zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti zpracování);
• Osobní údaje jsou shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný (zásada účelového omezení zpracování);
• Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány (zásada minimalizace zpracovávaných údajů);
• Osobní údaje jsou zpracovávány v přesné a v případě potřeby aktualizované podobě, společnosti ze skupiny PORTIN přijaly veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny (zásada přesnosti zpracovávaných údajů);
• Osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány (zásada omezení doby uložení údajů);
• Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením (zásada integrity a důvěrnosti zpracovávaných údajů).

 

1. Bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů
• K zajištění dodržování uvedených zásad zpracování osobních údajů byla zpracována a přijata Interní směrnice společnosti PORTIN one, s.r.o. o ochraně osobních údajů a Zásady zpracování osobních údajů ve skupině PORTIN, a současně byla implementována organizační a technická bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů dle požadavků GDPR.
• Bezpečnostní opatření jsou z povahy věci tajné, avšak lze deklarovat, že v rámci skupiny PORTIN jsou všichni zaměstnanci a osoby spolupracující na základě příkazních nebo mandátních smluv vázáni povinností mlčenlivosti, přístup k osobním údajům je omezen pouze na ty osoby, které je potřebují k výkonu své pracovní činnosti a zpracování je omezeno pouze pro účely výkonu pracovní činnosti. Osobní údaje zpracovávané v elektronické i listinné formě jsou řádně zabezpečeny.

 

1. Jaká práva můžete u skupiny PORTIN uplatnit v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů?

V rámci skupiny PORTIN mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů u určené společnosti PORTIN one, s.r.o. IČO: 11999896, se sídlem: Myslíkova 174/23, Nové Město, 110 00 Praha 1. Subjekty údajů mohou za podmínek stanovených v čl. 15 až 22 GDPR uplatnit ve vztahu k jejich zpracovávaným osobním údajům následující práva:

• Právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům

Právo na přístup k osobním údajům zahrnuje poskytnutí následujících informací žadateli: zda jsou jeho osobní údaje skupinou PORTIN zpracovávány, za jakým účelem a jaké jeho osobní údaje jsou zpracovávány, zda jsou jeho osobní údaje předávány jiným příjemcům, po jakou dobu jsou jeho osobní údaje zpracovávány, informace o jeho právech ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům, současně má možnost získání kopie zpracovávaných osobních údajů.

• Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů

Subjekt údajů se má právo domáhat opravy skupinou PORTIN nesprávně zpracovávaných osobních údajů nebo doplnění neúplných osobních údajů.

• Právo na výmaz zpracovávaných osobních údajů

Subjekt údajů je oprávněn žádat o výmaz ve skupině PORTIN zpracovávaných osobních údajů v případě absence platného právního titulu pro jejich zpracování. Subjekt údajů tak nemá právo požadovat výmaz zpracovávaných osobních údajů po dobu jejich zákonného zpracování (např. na základě právního titulu plnění uzavřené smlouvy nebo plnění právní povinnosti). Subjekt údajů je vždy oprávněn požadovat výmaz osobních údajů, pakliže je právním titulem pro jejich zpracování souhlas subjektu údajů.

• Právo na omezení zpracování osobních údajů

Subjekt údajů je oprávněn žádat skupinu PORTIN o omezení rozsahu zpracování osobních údajů v následujících případech: subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů – zpracování může být omezeno do doby rozhodnutí; zpracování je protiprávní, ale subjekt údajů požaduje pouze omezení zpracování; společnost ze skupiny PORTIN již osobní údaje potřebuje pouze pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků; subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů a tato žádost nebyla dosud vypořádána.

• Právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů

Subjekt údajů je oprávněn požadovat po skupině PORTIN zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za účelem předání jinému správci, případně právo žádat v technicky proveditelných případech jejich předání přímo jinému správci. Toto právo lze uplatnit pouze za podmínky, že je zpracování založeno na právním titulu plnění smlouvy nebo na souhlasu subjektu údajů, a současně je prováděno prostřednictvím inf. systému (automatizovaně). 

• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Právo vznést námitku je subjekt údajů oprávněn v případech, kdy je zpracování jeho osobních údajů společností ze skupiny PORTIN realizováno na základě právního titulu „oprávněné zájmy správce“ dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR nebo se jedná o profilování subjektu údajů. Skupina PORTIN není po podání námitek oprávněna osobní údaje subjektu údajů dále zpracovávat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo neprokáže nezbytnost jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků. Pokud se jedná o osobní údaje zpracovávané pro účely přímého marketingu, může subjekt údajů vznést námitku kdykoliv a skupina PORTIN již nebude osobní údaje pro tento účel dále zpracovávat.

Výše uvedená práva je subjekt údajů oprávněn uplatnit pro všechna zpracování realizovaná ve skupině PORTIN u společnosti PORTIN one, s.r.o. následujícími způsoby:

• v písemné listinné formě (žádost s úředně ověřeným podpisem nebo žádost doručená osobně) na adrese sídla společnosti - Myslíkova 171/23, Praha 1, PSČ 110 00; nebo
• v písemné elektronické formě (e-mail s kvalifikovaným nebo zaručeným el. podpisem) na e-mailové adrese společnosti - info@portin.cz

V případě podání žádosti v jiné formě bude subjekt údajů vyzván k jednoznačnému ztotožnění prostřednictvím osobního předložení dokladu totožnosti nebo opakovaného podání s použitím jednoho ze shora uvedených dovolených způsobů.

Skupina PORTIN tímto informuje subjekty údajů, že mají možnost podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů za podmínek stanovených čl. 77 GDPR stížnost, jestliže se domnívají, že zpracováním jejich osobních údajů ze strany společnosti ze skupiny PORTIN bylo porušeno GDPR.

Skupina PORTIN tímto informuje subjekty údajů, že mají za podmínek stanovených čl. 79 GDPR právo na účinnou soudní ochranu, jestliže mají za to, že jejich práva byla porušena v důsledku zpracování jejich osobních údajů společností ze skupiny PORTIN  v rozporu s GDPR.

V Praze dne 7.8.2023

skupina PORTIN